Online-Anmeldung 2.0
Von Vereinen - für Vereine!
Gemeinsam mit Großsportvereinen aus dem Freiburger Kreis e.V. haben wir die maximal flexible, zukunftsweisende und datenschutzkonforme Bewerbungs-Möglichkeit für alle Vereinsmitglieder von morgen entwickelt, die von jedem Verein mit eigenen Bildern, Farben, Schriften, Texten und natürlich Inhalten versehen werden kann. Egal ob Einzelperson, Zahler:in-Kind(er)-Konstellationen, passiver Mitgliedschaft oder der Abbildung von (Groß)-Familien-Konstellationen. Alles ist möglich.
Warum „Bewerbung“? Jeder Verein entscheidet pro Mitgliedsantrag, ob dieser übernommen oder abgelehnt werden soll. Bei Aufnahme in den Verein werden die Mitgliedsdaten sofort als Mitgliedsdatensätze übernommen. Dabei werden automatisch sämtliche Familien-Beziehungen hergestellt, Zahler, Bankdaten und weitere Zahlungsmodalitäten automatisch hinterlegt und eine durch den Verein vorgegebene System-Mail erreicht das potentielle Neu-Mitglied – inklusive PDF-Datei mit allen in der Bewerbung durch das Mitglied gemachten Angaben.
Online-Anmeldung
Entlastung für die Geschäftsstelle und permanente Erreichbarkeit
Handschriftlich ausgefüllte Vereins-Anmeldungen sind vielfach schwierig zu entziffern. Wenn wesentliche Informationen wie E-Mail-Adressen, IBAN-Nummern oder andere Daten unleserlich oder unvollständig sind, muss zeitaufwändig hinterher telefoniert werden, sofern denn eine lesbare Telefonnummer angegeben wurde.
Diese fehleranfälligen Verwaltungsarbeiten gehören ab jetzt der Vergangenheit an!
Die neue Clubity Online-Anmeldung 2.0 kann direkt in Deine bestehende Vereins-Website integriert werden, natürlich in Euren Farben, mit Euren Bildern, Texten, Vereins- und Abteilungsstrukturen und Inhalten. So könnt Ihr ab sofort 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche und ohne Büro-Öffnungszeiten neue Mitglieds-Anträge entgegennehmen. Und das deutlich komfortabler für Neumitglieder, mit mindestens 80% weniger Zeitaufwand in der Geschäftsstelle und einer massiven Reduktion von Fehlern.
Egal ob Einzel-Mitgliedschaft, Zahler:in-Kind-Konstellation, Großfamilien (keine Personenbegrenzung), passive/Fördermitgliedschaft u.v.m. Natürlich auch inklusive der Geschlechter-Angabe „divers“ und „keine Angabe“.
Jede Seite der Bewerbung kann ganz individuell konfiguriert werden: Nutze dafür die jeweiligen Felder für kurze Einleitungstexte. Sollen akademische Titel abgefragt werden? Wenn ja, welche? Bietet der Verein z.B. auch eine passive / Fördermitgliedschaft an? Unterhalb welchen Alters ist die Anmeldung durch einen gesetzlichen Vertretenden erforderlich? Ihr habt die Konfiguration der Anmeldung selbst in der Hand und könnt diese natürlich auch jederzeit nach Bedarf anpassen.
Vielleicht bietet Euer Verein auch Firmen-Kooperationen an? Kein Problem: Alle Firmenkontakten können – optional – abgefragt werden. Auch interessant für die Sponsoren-Gewinnung inklusive der späteren Abrechnung direkt aus Clubity heraus. Und an die „c/o“-Möglichkeit wurde natürlich auch gedacht.
Zudem können bei der Stammdaten-Abfrage von Familienmitgliedschaften, alle Adress- und Kontaktdaten pro Mitglied direkt übernommen – oder individuell pro Person angepasst werden, z.B. falls einzelne Familienmitglieder eine andere Anschrift haben.
Ja, jeder Verein ist anders!
Deswegen legen wir großen Wert darauf, dass Ihr Eure besondere Vereins-Identität in Clubity sichtbar machen könnt. Hinterlegt an jeder Abteilung ein individuelles Abteilungsbild, einen kurzen Info-Text oder auch eine Info über etwaige Zusatzbeiträge der Abteilung, welche Deine Neumitglieder direkt bei der Anmeldung zur Kenntnis nehmen sollen. Falls Abteilungen einen zwischenzeitlichen Aufnahme-Stopp verhängen, lassen sich diese von Euch mit einem Klick für die Anmeldung ausblenden.
Du bist es leid, Ermäßigungsbescheiden Deiner Mitglieder hinterherzulaufen? Auch daran haben wir gedacht: Pro Person, die angemeldet wird, steht im Rahmen der neuen Online-Anmeldung ein Upload-Feld zur Verfügung, über das z.B. Studenten- oder SGBII-Bescheide direkt und digital im Rahmen der Anmeldung hochgeladen werden können.
Ihr bietet Euren Mitgliedern flexible Zahlungsmethoden, wie z.B. SEPA-Lastschrift und/oder Überweisung? Vielleicht können Eure Mitglieder auch selbst das von ihnen bevorzugte Zahlungsintervalle wählen? monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Bei Auswahl von „SEPA“ erfolgt natürlich bei der Eingabe von IBAN-Nummern ein automatischer Check, ob die IBAN vollständig und valide ist. Bei ausländischen IBAN-Nummern wird von Clubity automatisch auch noch die BIC abgefragt und natürlich geprüt. Zusätzlich sollte Euch das Neu-Mitglied das erforderliche SEPA-Mandat erteilen (Pflichtfeld). Gib dabei vor, ob der Neueintritt auch in der Vergangenheit liegen darf, und ob er z.B. nur monatlich oder gar nur zum Beginn eines Quartals erfolgen darf.
Nachdem die sich bewerbende Person der von Euch verlinkten Vereinssatzung, Euren Datenschutzbestimmungen und Eurer Beitragsordnung zugestimmt hat, besteht – auf Wunsch – auch noch die Möglichkeit, z.B. Euren Vereins-Newsletter zu abonnieren oder weitere optionale Informationen abzufragen.
Im letzten Teil der Bewerbung können durch den Verein, z.B. ein Notfallkontakt, Angaben zu weiteren Familienmitgliedern, die bereits im Verein Mitglied sind, sowie Informationen zu möglichen Paten oder Werber:innen abgefragt werden.
Abschließend, nach dem finalen Check aller Daten und ggf. Korrekturen durch die sich bewerbende Person, wird der Antrag sicher und DSGVO-konform in Eurer Clubity-Vereinsverwaltung gespeichert. Ein Info-Pop-Up sowie eine System-Mail mit einer Zusammenfassung aller in der Anmeldung getätigten Angaben als PDF im Anhang, werden in Sekundenschnelle an die sich bewerbende Person gesendet. Die personalisierten Texte von Pop-Up und Bestätigungs-E-Mail werden durch Euch als Verein vollkommen individuell vorgegeben. Dabei entscheidet Ihr, z.B. ob Ihr Eure Mitglieder von morgen duzen oder siezen möchtet.
So einfach und komfortabel pflegen Eure Neumitglieder ihre Stammdaten bei der Anmeldung zukünftig eigenständig ein. Die Mitgliederverwaltung / Geschäftsstelle erhält pro eingegangener Bewerbung eine Info und kann die Aufnahme umgehend betätigen – oder natürlich auch ablehnen.
