FAQ & Hilfe

Die Sicherheit deiner Daten genießt bei Clubity die höchste Priorität! Deswegen werden alle Daten ausschließlich in Rechenzentren eines Anbieters in Deutschland gespeichert. Dort werden unsere Systeme rund um die Uhr überwacht und gesichert. Hier werden regelmäßig wichtige Sicherheits-Updates durchgeführt und nur die leistungsfähigsten Unternehmens-Firewalls und Sicherungssysteme eingesetzt. Für den optimalen Schutz deiner Daten: 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr!

Die Benutzung von Clubity erfolgt über eine sichere 256-Bit-SSL-Verschlüsselung. Dies ist dieselbe Verschlüsselungsmethode, die z.B. auch Banken für das Online-Banking verwenden. Wir behandeln alle Nutzerdaten streng vertraulich gemäß den strikten deutschen Datenschutzrichtlinien und garantieren, diese nicht an Dritte weiterzugeben.

Eine herkömmliche Software, die direkt auf deinem Computer gespeichert und genutzt wird, hat im Vergleich zu Clubity zahlreiche Nachteile und birgt Risiken: Bei Diebstahl oder Verlust eines Computers sowie bei Hardwarefehlern, können deine Daten unwiderruflich verloren gehen. Solche, häufig durch Viren und andere Schadsoftware ausgelösten Probleme, können bei der Arbeit mit der Online-Software Clubity nicht auftreten: Tägliche Sicherungen deiner Daten auf unseren besonders abgeschirmten Hochleistungs-Servern gewährleisten jederzeit die größtmögliche Sicherheit deiner Daten!

Niemand außer dir, deinen Mitarbeitern und freigeschalteten Bezugspersonen kann die jeweils von dir individuell freigegebenen Daten deines Vereins einsehen.

Auch unsere Support-Mitarbeiter von Clubity können nicht auf die Daten deiner Einrichtung zugreifen, wenn du Ihnen nicht aktiv den „Wartungs-Zugang“ gewährst.

Zuerst unterzeichnen beide Parteien eine Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Somit sind wir durch euch autorisiert, die Daten eurer Mitglieder zu erhalten, zu sichten und auf Wunsch für euch in Clubity zu importieren. Dies erfolgt durch unsere  Kollegen in der Entwicklung, die hier mit uns in der schönen Hamburger Speicherstadt arbeiten. 

Je nach Struktur der Daten, werden diese dann in 1-3 Tagen in unsere Software eingespielt. Euch entsteht dabei – abgesehen vom Export eurer Bestandsdaten aus eurer bisherigen Software – keine Arbeit. 

Sobald eure Daten (Stammdaten, Beziehungen, Mitgliedschaften, Sparten, Beiträge, Informationen, Ehrungen, Bemerkungen etc.) in Clubity „live“ eingespielt sind, bieten wir Schulungen an. Diese können deutschlandweit persönlich erfolgen, oder über das Internet / Telefon. Zusätzlich bieten wir „Einrichtungstage“ bei euch vor Ort an, um alle euren Vereinsmitarbeitern den Start so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. 

Sollten im Anschluss noch Fragen auftreten, steht unser Support-Team euch von Montag – Freitag zwischen 8:00 – 16:00 Uhr telefonisch oder per E-Mail, zur Verfügung. 

Ein einfacher Arbeitsplatzrechner oder Laptop (MacOS, Windows oder Linux), ein Internetzugang und ein aktueller Internet-Browser reichen aus (wir empfehlen als Browser z.B. Mozilla Firefox, Google Chrome oder Safari, aber auch den Edge oder Opera).

Die Installation einer Software auf deinem Rechner ist für die Nutzung von Clubity nicht erforderlich!

Durch den einfachen Zugang über jedes internetfähige Endgerät, bietet dir Clubity die Möglichkeit, bequem von überall auf die Software zugreifen zu können. So erleichtert dir Clubity deine täglichen administrativen Aufgaben mit umfassenden Funktionen für Organisation, Kommunikation und Verwaltung: Es ist immer alles an einem Ort und doch von überall zugänglich: In der Geschäftsstelle, im Home-Office und wenn es sein muss auch am Strand. 

Durch unsere Clubity-App ist der Zugriff auf aktuelle Informationen, Kontaktdaten und Termine deines Vereins für die Mitglieder auch mobil jederzeit möglich.

Wir möchten dir Zeit geben, dich in Ruhe mit der Software vertraut zu machen. Deshalb stellen wir dir Clubity für die ersten vier Wochen kostenfrei zur Verfügung. Wir wünschen uns von unseren Nutzern die aktive Mitgestaltung von Clubity, um die Software für dich so komfortabel und einfach wie nur irgend möglich gestalten zu können und ständig weiter zu verbessern.

Ja, auf jeden Fall. Nachdem beide Seiten eine Auftragsdatenverarbeitungs-vereinbarung (AVV) unterzeichnet haben, analysieren wir deinen Datenexport, welcher dann im nächsten Schritt von uns in Clubity übertragen wird.

Gegenfrage: Sind lange Vertragslaufzeiten heute noch zeitgemäß?

Wir von Clubity meinen nein!

Solltest du Clubity also eines Tages nicht mehr nutzen wollen, genügt eine kurze schriftliche Mitteilung an uns und wir deaktivieren deinen Account zum Ende deiner aktuellen Abrechnungsperiode.

Bei Clubity entstehen nur die monatlichen Kosten für die tatsächliche Anzahl deiner aktiven Mitglieder nach der jeweils gültigen Preisliste. Alle Kosten (Support, alle Software-Updates und die regelmäßige Datensicherung) sind bereits in den Monatspreisen enthalten.

Die monatlichen Kosten berechnen sich nur anhand der Anzahl der in dem jeweiligen Monat aktiven Mitglieder. Nicht berechnet werden die Zugänge von Mitarbeitern, inaktiven Mitgliedern oder Bezugspersonen von Kindern.

Wir bieten neben telefonischen und Online-Schulungen natürlich deutschlandweit auch persönliche Schulungen bei euch vor Ort im Verein an. Zusätzlich bieten wir zum Start vor Ort auf Wunsch auch sogenannte „Einrichtungstage“ an. 

Unser Support-Team steht euch von Montag bis Freitag zwischen 08:00 – 16:00 Uhr telefonisch und per E-Mail zur Verfügung. 

Natürlich könnt ihr alle eure Sollstellungsdaten umfassend aus Clubity mit einem Klick an Finanzbuchhaltungsprogramme wie z.B. Datev übergeben. Das reduziert den Aufwand in der Buchhaltung und beim Steuerberater erheblich.

Eine ganze Menge. Unser Team besteht zum größten Teil aus leidenschaftlichen SportlerInnen und Kollegen, die seit vielen Jahren in der Verwaltung von großen Breitensportvereinen gearbeitet haben und deren Herausforderungen und Prozesse genau kennen und sich täglich für die digitale Vereinfachung derselben engagieren.

Weiter ist der 16.000-Vereinsmitglieder starke Eimsbütteler Turnverband e.V.  Entwicklungspartner von Clubity, mit dessen Team wir täglich im Austausch stehen.

Deine Mitglieder erreichst du über dein Mitgliederportal. Entweder per App, oder über das Web. Du entscheidest selber, ob du deinen Mitgliedern Neuigkeiten (=News) oder Dateien jeglicher Art zukommen lässt. Auch die Empfängerkreise kannst du selber bestimmen. Zusätzlich verfügt Clubity über einen DSGVO-konformen Team-Chat, den du jederzeit administrieren und deaktivieren kannst.